Hilfe, mein Prüfer hat eine Meinung!
20. Mai 2025
Stephan Brinkhuis
Objektivität bei Prüfungsverfahren ist von entscheidender Bedeutung, und dennoch kommt es vor, dass Prüfer während ihrer Prüfungen Meinungen äußern. Wie gehen Sie damit um?
Für viele Organisationen ist der Begriff Audit ein immer wiederkehrendes Element, vor allem, wenn es um Zertifizierungen, z. B. nach ISO oder NEN, geht. Ob es sich um ein internes oder externes Audit handelt, diese Prozesse sind nicht zufällig. Sie sind an Auditrichtlinien gebunden, die für Zuverlässigkeit, Konsistenz und Mehrwert sorgen sollen.
Notwendigkeit der Objektivität
Die Leitlinien für externe und interne Prüfer sind nicht leichtfertig erstellt worden, sondern beruhen auf der Notwendigkeit, Prüfungen objektiv und vergleichbar zu machen. Die Hauptgründe, warum diese Leitlinien befolgt werden sollten, sind:
- Objektivität und Unabhängigkeit: Die Leitlinien betonen die Notwendigkeit eines unabhängigen und objektiven Prüfers. Dadurch werden Subjektivität und Interessenkonflikte vermieden, was die Zuverlässigkeit der Ergebnisse erhöht.
- Konsistenz und Vergleichbarkeit: Durch die Anwendung von standardisierten Methoden und Prozessen stellen die Leitlinien sicher, dass die Prüfungen unabhängig vom Prüfer oder der Organisation einheitlich durchgeführt werden. So lassen sich Ergebnisse vergleichen und Trends erkennen.
- Verlässlichkeit der Befunde: Die strikte Einhaltung der Leitlinien erhöht die Zuverlässigkeit der Prüfungsergebnisse. Dies gibt dem Management und anderen Beteiligten eine solide Grundlage für Entscheidungen und Verbesserungsmaßnahmen.
- Sicherstellung des Auditprozesses: In den Leitlinien werden die einzelnen Schritte des Prüfungsprozesses beschrieben, von der Planung bis zur Berichterstattung und Nachbereitung. Dies gewährleistet ein strukturiertes Vorgehen und verhindert, dass wichtige Aspekte übersehen werden.
- Einhaltung von Normen: Für ISO-Zertifizierungen ist die Einhaltung spezifischer Audit-Richtlinien (wie in ISO 19011 für Managementsystem-Audits oder ISO/IEC 27006 Akkreditierungsanforderungen für Zertifizierungsstellen beschrieben) eine Voraussetzung. Die Nichteinhaltung dieser Richtlinien kann die Gültigkeit der Zertifizierung gefährden.
Was aber, wenn mein Prüfer eine eigene Meinung vertritt?
Wie in den Prüfungsrichtlinien hervorgehoben, Objektivität wichtig. Die Prüfer müssen ihre Feststellungen auf objektive Nachweise stützen und nicht auf persönliche Meinungen oder Annahmen. Leider kann es vorkommen, dass sich ein Prüfer von subjektiven Interpretationen oder unaufgeforderten Meinungen leiten lässt, die über den Umfang der Prüfung hinausgehen. Wenn Ihre Organisation das Gefühl hat, dass ein Prüfer zu sehr von einer persönlichen Meinung ausgeht, ist es wichtig, dies auf konstruktive Weise anzusprechen. Die Audit-Leitlinien bieten diesbezüglich eine Anleitung.
Prüfungsrichtlinien zur Überwachung der Objektivität
- Fokus auf Beweise:
Betonen Sie während der Prüfung, dass die Feststellungen auf konkreten, gesammelten und objektivierten Beweisen beruhen sollten. Fragen Sie nach Belegen für die Feststellungen.
- Umfang der Prüfung
Erinnern Sie den Prüfer an den vereinbarten Umfang der Prüfung. Stellungnahmen oder Gutachten außerhalb dieses Umfangs sind für die formellen Prüfungsfeststellungen nicht relevant.
- Kommunikationskanäle
Nutzen Sie die formalen Kommunikationskanäle im Rahmen des Auditprozesses. Dazu kann es gehören, Feedback zum Auditbericht zu geben oder mit dem Auditmanager oder der Zertifizierungsstelle zu sprechen, wenn Sie glauben, dass die Objektivität beeinträchtigt wurde. - Interne Leitlinien
Sorgen Sie dafür, dass Ihre eigenen internen Prüfer sich strikt an die Prüfungsrichtlinien halten und in objektiver Bewertung geschult sind. Dies trägt dazu bei, ein einheitliches und professionelles Vorgehen zu gewährleisten.
"Objektivität bei Prüfungsverfahren ist unerlässlich, dies gilt für interne und externe Prüfungen. Externe Prüfer müssen sich an die Prüfungsrichtlinien halten. Für Organisationen ist es wichtig, transparent zu sein, aber auch die objektiven Kriterien im Auge zu behalten. (Stephan Brinkhuis, leitender Prüfer)
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