Schritt 5: Planung und Überwachung der operativen Aktivitäten

In unserer Reihe “In 10 Schritten zur Zertifizierung” sind wir nun bei Schritt 5 angelangt: Planung und Kontrolle der betrieblichen Tätigkeiten. Während es in Schritt 4 um Kompetenzen ging, geht es jetzt darum, wie man die durchzuführenden betrieblichen Tätigkeiten plant, ausführt und kontrolliert.

Warum operative Maßnahmen wichtig sind

Die Einrichtung und Umsetzung eines Managementsystems ist der Weg zur kontinuierlichen Verbesserung. Dabei ist es wichtig, dass die Organisation die Kontrolle über ihre Prozesse und die damit verbundenen Tätigkeiten behält. Bei der Festlegung der betrieblichen Planungsaufgaben sollten die Organisationen Folgendes berücksichtigen:

Festlegung von Kriterien für Prozesse

• Zielsetzungen und gewünschte Ergebnisse
• Leistungsindikatoren (KPIs)
• Risiko- und Folgenanalysen
• Compliance-Anforderungen und Rechtsvorschriften

Diese Kriterien bilden die Grundlage für die Prozesssteuerung. Sie stellen sicher, dass jeder weiß, was erwartet wird und wie der Erfolg gemessen wird. Bei der Aufstellung von Prozesskriterien ist es ratsam, sowohl das Betriebspersonal als auch die Compliance- und/oder Risikomanager einzubeziehen. Dies trägt zu einer besseren Verbindung zwischen Management und Betrieb bei.

Implementierung der Prozesskontrolle

Sobald die Kriterien festgelegt sind, beginnt die eigentliche Arbeit: die Kontrolle des Prozesses. Das bedeutet nicht nur Ausführung, sondern auch kontinuierliche Überwachung, Dokumentation und Anpassung.

• Überwachung der Durchführung: Werden die Aufgaben wie geplant durchgeführt?
• Dokumentation der Ergebnisse: Gibt es nachweisbare Belege für das, was getan wurde?
• Werden Abweichungen rechtzeitig erkannt und korrigiert?

Nur eine zuverlässige Dokumentation kann beweisen, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden. Dies erhöht das Vertrauen in das ISMS und erleichtert Audits erheblich.

Kontrolle der Änderungen

Änderungen sind unvermeidlich. Daher ist es wichtig, dass geplante Änderungen sorgfältig verwaltet werden und die Auswirkungen unbeabsichtigter Änderungen abgeschätzt werden. Bedenken Sie:

• Durchführung von Wirkungsanalysen
• Kommunikation mit allen beteiligten Akteuren
• Abhilfemaßnahmen im Falle negativer Auswirkungen

Eine proaktive Einstellung verhindert, dass sich kleine Anpassungen zu großen Sicherheitsrisiken auswachsen.

uComply erleichtert: von der Einsicht zum Handeln

Die uComply-App erleichtert die Planung und Ausführung von Aufgaben. Im Rahmen des Planers kann die Organisation eine Aufgabe mit einer entsprechenden Beschreibung planen. Um sicherzustellen, dass Aufgaben dorthin gelangen, wo sie hingehören, kann die Organisation Aufgaben unter anderem mit Prozessen, Risiken usw. verknüpfen.

Da Sie möchten, dass sich die Aufgaben so weit wie möglich in die aktuellen Arbeitsmethoden einfügen, kann die Aufgabe einem Mitarbeiter oder einer Person zugewiesen und z. B. im Outlook-Kalender, im Aufgabenplaner und/oder in einer TEAMS-Nachricht eingeplant werden. Auf diese Weise machen Sie als Organisation die auszuführenden Tätigkeiten zu einem Teil der Organisation.

Die uComply-App ermöglicht Ihnen einen Einblick in die Anzahl der offenen Aufgaben, in welchem Bereich und was zu tun ist. Zusätzlich zur uComply-App kann der uComply AI Consultant Ihnen helfen, zu bestimmen, welche Aufgaben wie erledigt werden müssen. Darüber hinaus unterstützt der uComply AI Consultant den Mitarbeiter bei der Durchführung der Aufgaben und bei allen Fragen, die sich ergeben können.