Stap 5: Operationele activiteiten plannen & controleren

In onze reeks “In 10 stappen naar certificering” zijn we aangekomen bij stap 5: Operationele activiteiten plannen & controleren. Waar stap 4 draaide om competenties, gaat het nu om de wijze waarop de operationele activiteiten die uitgevoerd dienen te worden; te plannen, uit te voeren en erover in control te zijn.

Waarom operationele activiteiten belangrijk zijn

Het opzetten en implementeren van een managementsysteem is de weg naar continue verbetering. Hierbij is het belangrijk dat de organisatie in control blijft over haar processen en de bijbehorende activiteiten die hiermee gepaard gaan. Om operationele planningstaken te bepalen dient je als organisatie met het volgende rekening te houden:

Vaststellen van criteria voor processen

• Doelstellingen en gewenste uitkomsten
• Prestatie-indicatoren (KPI’s)
• Risico- en impactanalyses
• Compliance-eisen en wetgeving

Deze criteria vormen de basis voor de procesbeheersing. Ze zorgen ervoor dat iedereen weet wat er verwacht wordt en op welke manier succes wordt gemeten. Bij het opstellen van procescriteria is het betrekken van zowel operationele medewerkers als compliance- en/of risicomanagers verstandig om te doen. Dit draagt bij aan een betere aansluiting tussen management en de operatie.

Procesbeheersing implementeren

Zodra de criteria zijn vastgesteld, begint het echte werk: het proces beheersen. Dat betekent niet alleen uitvoeren, maar ook continu monitoren, documenteren en bijsturen.

• Monitoring van de uitvoering; Worden taken uitgevoerd zoals gepland?
• Documenteren van resultaten; Is er aantoonbaar bewijs van wat er is gedaan?
• Bijsturen waar nodig; Worden afwijkingen tijdig herkend en gecorrigeerd?

Alleen met betrouwbare documentatie kan worden aangetoond dat processen volgens planning zijn uitgevoerd. Dit vergroot het vertrouwen in het ISMS én maakt audits een stuk eenvoudiger.

Wijzigingen beheersen

Wijzigingen zijn onvermijdelijk. Daarom is het essentieel dat geplande wijzigingen zorgvuldig worden beheerst, en dat de impact van onbedoelde wijzigingen wordt beoordeeld. Denk aan:

• Het uitvoeren van impactanalyses
• Communicatie met alle betrokken stakeholders
• Corrigerende maatregelen bij negatieve effecten

Een proactieve houding voorkomt dat kleine aanpassingen uitgroeien tot grote beveiligingsrisico’s.

uComply faciliteert: van inzicht naar actie

De uComply app faciliteert in het plannen en uitvoeren van taken. Als onderdeel van de planner kan je als organisatie een taak plannen met een desbetreffende omschrijving. Om ervoor te zorgen dat de taken komen te liggen waar dit hoort, kan de organisatie de taken koppelen aan o.a. processen, risico’s, etc.

Aangezien je de taken zoveel als mogelijk wil laten aansluiten bij de huidige werkwijzen, kan de taak worden toegewezen aan een medewerker of persoon en deze worden gepland in bijvoorbeeld de Outlook agenda, Takenplanner tooling en/of een TEAMS bericht. Op deze manier maak je als organisatie de te uit te voeren activiteiten onderdeel van de organisatie.

De uComply app biedt de mogelijkheid om inzicht te verkrijgen in het aantal openstaande taken, binnen welk domein en wat er moet gebeuren. Naast de uComply app kan de uComply AI Consultant je helpen bij het bepalen van de taken die uitgevoerd dienen te worden en hoe. Verder helpt de uComply AI Consultant de medewerker om de taak uit te voeren bij eventuele vragen die er zijn.