Die 10 Schritte zur Zertifizierung
September 4, 2025
Team uComply
Bei der Zertifizierung geht es um Struktur, Verständnis und Dokumentation. Der Weg dorthin ist für jede Norm oder jeden Standard fast identisch und kann in 10 Schritten beschrieben werden. Umso wichtiger ist es, mit einem Compliance-System zu arbeiten, das mehrere Normen und Standards unterstützt. Auf diese Weise vermeiden Sie Doppelarbeit, behalten den Überblick und können effizient zwischen verschiedenen Zertifizierungsverfahren wechseln.
10 generische Schritte zur Zertifizierung - unabhängig von Standard oder Norm
Die Zertifizierung ist ein wichtiger Schritt für Organisationen, die ihre Prozesse professionalisieren, Risiken managen und Kunden und Partnern Vertrauen entgegenbringen wollen. Ob ISO 27001, NEN 7510, ISO 9001 oder eine andere Norm: Der Prozess erfordert Struktur, Einsicht und Dokumentation.
Die 10 Schritte, die wir im Folgenden beschreiben, sind allgemein auf fast alle Standards und Normen anwendbar. Das bedeutet, dass Sie mit einer guten Grundeinstellung mehrere Zertifizierungen vorbereiten können. Es ist daher wichtig, mit einem System zu arbeiten, das mehrere Normen unterstützt, damit Sie Doppelarbeit vermeiden, konsistent dokumentieren und effizient zwischen verschiedenen Prozessen wechseln können.
Schritt 1: Allgemeine Bestandsaufnahme der Umfang
Der erste Schritt besteht darin, den Anwendungsbereich Ihres Managementsystems zu definieren. Dazu gehören die Analyse interner und externer Faktoren (Kontextanalyse), die Ermittlung der Interessengruppen und ihrer Erwartungen sowie die Festlegung des Anwendungsbereichs des Systems.
Wichtig denn ein klarer Geltungsbereich vermeidet Verwirrung und gewährleistet, dass Ihr ISMS (oder ein anderes System) der Realität Ihrer Organisation entspricht.
uComply hilft mit Vorlagen und Werkzeugen für Kontextanalyse, Stakeholder-Mapping und Umfangsbeschreibung.
Schritt 2: Umsetzung der Risikoanalyse
Die Risikoanalyse ist das Herzstück vieler Normen. Sie identifizieren Risiken, bewerten sie und legen Maßnahmen fest.
Wichtig denn ohne die Risiken zu kennen, kann man keine geeigneten Kontrollmaßnahmen ergreifen.
uComply hilft mit einer klaren Methodik zur Identifizierung und Abwägung von Risiken. Aber auch die Verknüpfung von Risiken mit entsprechenden Kontrollmaßnahmen. Nachvollziehbar und planbar.
Schritt 3: Politik
Sie legen Richtlinien fest, die Ihr System leiten, und definieren Rollen und Verantwortlichkeiten.
Wichtig weil die Politik für Konsistenz und Klarheit sorgt. Die Rollen sorgen dafür, dass die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Prozess gut verteilt sind.
uComply hilft mit Vorlagen für Richtlinien, Rollenbeschreibungen und Verfahren. Rollen können direkt im System verknüpft werden.
Schritt 4: Zuständigkeiten und Kommunikation
Die Unterstützung innerhalb der Organisation und die Integration in die eigenen Prozesse sind für einen effektiven Weg zur Zertifizierung unerlässlich.
Wichtig denn ein Compliance-Management-System funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich verhalten sollen.
uComply hilft mit Vorlagen für Kommunikationspläne und Sensibilisierungsmaßnahmen.
Schritt 5: Einsatzfähig Aktivitäten Pläne
Sie planen die Umsetzung der Prozesse und Maßnahmen, die sich aus Ihrer Strategie- und Risikoanalyse ergeben.
Wichtig denn ohne Planung gibt es keine Struktur. Die Aktivitäten müssen nachweisbar und wiederholbar sein.
uComply hilft mit einem übersichtlichen Planermenü, in dem Sie betriebliche Aufgaben erfassen, zuweisen und überwachen können.
Schritt 6: Leistungsmessungen und Audits
Sie messen, ob Ihr System wie vorgesehen funktioniert, und führen interne Audits durch, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
Wichtig denn Messen ist Wissen. Audits gewährleisten kontinuierliche Verbesserungen und die Vorbereitung auf externe Audits.
uComply hilft mit übersichtlichen Dashboards und einer klaren und transparenten Methode zur Messung und Aufzeichnung der Prüfungsergebnisse.
Schritt 7: Verbesserungen Transit
Sie setzen Verbesserungsmaßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse von Audits, Überprüfungen und Messungen um.
uComply hilft mit einer klaren Methode zur Erfassung und Verwaltung von Verbesserungsvorschlägen, mit der Sie Maßnahmen erfassen, verfolgen und dokumentieren können.
Wichtig denn die kontinuierliche Verbesserung ist ein Grundprinzip fast aller Normen.
Schritt 8: Managementbewertung
Das Management bewertet und entscheidet regelmäßig über Verbesserungen.
Wichtig denn ohne die Beteiligung des Managements fehlt es einer Organisation an Unterstützung und Orientierung für die Zertifizierung.
uComply hilft mit Leitlinien für die Managementbewertung und einem Überblick über alle relevanten Inputs (Prüfungen, Leistung, Risiken).
Schritt 9: Umsetzung und Gewährleistung
Sie sorgen dafür, dass die Richtlinien, Verfahren und Arbeitsanweisungen in der Organisation umgesetzt und gesichert werden.
Wichtig denn ohne Umsetzung ist das System nur Papier. Assurance sorgt für Nachhaltigkeit und Zuverlässigkeit.
uComply hilft mit Vorlagen, Arbeitsabläufen und Dashboards für die Implementierung, interne Audits, Überprüfungen und Zertifizierungsvorbereitung.
Schritt 10: Zertifizierung
Nach all den vorbereitenden Schritten ist es nun so weit: Ihre Organisation ist bereit für das externe Audit und die Zertifizierung. Dies ist der offizielle Nachweis, dass Sie die Anforderungen der gewählten Norm(en), wie ISO 27001, NEN 7510 oder ISO 9001, erfüllen.
Wichtig weil die Zertifizierung zeigt, dass Ihr Unternehmen es mit Qualität, Informationssicherheit oder anderen relevanten Themen ernst meint.
uComply hilft denn dank des modularen Aufbaus von uComply.cloud können Sie problemlos zwischen verschiedenen Standards wechseln, ohne Ihre Arbeit zu verdoppeln. So sind Sie nicht nur für eine Zertifizierung bereit, sondern legen gleich ein solides Fundament für zukünftige Wege.
In den kommenden Wochen werden wir uns eingehender mit folgenden Themen befassen jeder Schritt. Wir zeigen Ihnen, wie uComply.cloud Sie konkret unterstützt: mit Praxisbeispielen, Dokumentationstipps, smarten Tools und effizienten Workflows. Gemeinsam machen wir den Weg zur Zertifizierung nicht nur machbar, sondern auch überschaubar und klar.
Unser Auftrag zur Einhaltung der Vorschriften
Sicherstellung von Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit
Mit der uComply App stellen Sie sicher, dass die Daten geschützt und nur in der Microsoft 365 Umgebung Ihres Unternehmens verfügbar sind.
Innovative KI-Technologie
uComply Bot nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um intelligente Antworten und erweiterte Benutzeranweisungen zu liefern, natürlich mit Live-Support durch das uComply-Team.
Nahtlose Integration
Die nahtlose Integration mit Microsoft 365 macht uComply zu einer vielseitigen und effizienten Wahl für Unternehmen jeder Größe.
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