Stap 4 naar certificering:

Competenties & Communicatie

Waar stap 3 draaide om het fundament – beleid – gaat het nu om de mensen die dat beleid tot leven brengen. Want zonder de juiste kennis en heldere communicatie blijft beleid slechts papier.

Stap 4 van de 10 stappen naar certificering:

Competenties & Communicatie: de motor achter een levend managementsysteem

In onze reeks “In 10 stappen naar certificering” zijn we aangekomen bij stap 4: competenties en communicatie. Waar stap 3 draaide om het fundament – beleid – gaat het nu om de mensen die dat beleid tot leven brengen. Want zonder de juiste kennis en heldere communicatie blijft beleid slechts papier.

[

De 10 stappen naar certificering

](/blog/in-10-stappen-naar-certificering)

Waarom competenties en communicatie essentieel zijn

Of je nu werkt aan ISO 27001, NEN 7510, ISO 9001 of een andere norm: een goed managementsysteem vraagt om meer dan documenten en procedures. Het vereist:

Competente medewerkers die weten wat hun rol is in het proces.

Heldere communicatie over verantwoordelijkheden, risico’s en acties.

Continu bewustzijn van de eisen die de norm stelt – en hoe die vertaald worden naar de praktijk.

Zonder deze elementen ontstaat er verwarring, worden taken niet opgevolgd en loopt de organisatie risico op non-conformiteit. Het is daarom cruciaal om competenties te inventariseren, ontwikkelen en borgen, en communicatie te structureren zodat informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt.

uComply faciliteert: van inzicht naar actie

Bij uComply.cloud is stap 4 geen abstracte richtlijn, maar een concreet werkproces. Competenties en communicatie worden direct gekoppeld aan het ISMS, zodat je grip houdt op wie wat doet – en wanneer.

Outlook synchronisatie voor taken - Taken die voortkomen uit het managementsysteem – zoals het uitvoeren van een interne audit, het bijwerken van een procedure of het volgen van een training – worden automatisch gekoppeld aan Outlook. Zo zien medewerkers hun taken in het certificeringsproces als Outlook taken terug.

Voortgang centraal inzichtelijk

de voortgang op de uitvoering van taken blijft centraal inzichtelijk, in uComply dashboard of de PowerBI omgeving van jouw organisatie.

Rollen en taken: slim gekoppeld aan Microsoft 365

Rollen binnen uComply zijn direct gekoppeld aan jouw Microsoft Entra ID security groups. Hierdoor sluit de autorisatie naadloos aan op je bestaande IT-beleid.

Taken die voortkomen uit het managementsysteem worden automatisch gesynchroniseerd met Outlook, zodat medewerkers hun acties zien in hun vertrouwde werkomgeving.

Documentatie en beleidsstukken maken gebruik van de bekende SharePoint- en Teams-autorisaties, waardoor informatie veilig en logisch toegankelijk is voor de juiste personen.

Met jouw eigen PowerBI dashboards kun je competenties, taken en communicatieprocessen visualiseren binnen jouw eigen beveiligde omgeving (Dataverse).

Microsoft Copilot - krachtige partner voor useradoptie

Microsoft Copilot is de slimme en veilige AI-assistent die zorgt voor efficiëntie, veiligheid en adoptie binnen het managementsysteem voor certificering en normgericht werken. Omdat Copilot draait binnen jouw eigen Microsoft-omgeving, blijft alle data binnen je organisatie. Dit betekent volledige controle over privacy en compliance, en een naadloze aansluiting op bestaande security policies.

Binnen uComply is Copilot meer dan een handige tool – het is een krachtige partner in het dagelijks werken aan compliance. Copilot ondersteunt gebruikers bij:

Het reviewen van documentatie, zoals beleidsstukken of auditrapporten.

Het opstellen van communicatie, bijvoorbeeld awarenessberichten of interne updates.

Het uitvoeren van controles en audits, inclusief het signaleren en rapporteren van afwijkingen.

Maar misschien nog belangrijker: Copilot is een steun in de rug bij useradoptie. Het geeft uitleg bij taken, beantwoordt vragen over rollen en processen, en helpt medewerkers bij het voorbereiden van controles of het begrijpen van normvereisten. Zo wordt compliance niet alleen uitvoerbaar, maar ook begrijpelijk en toegankelijk voor iedereen in de organisatie.