Compliance in Excel
Vertraut, aber nicht nachhaltig
Seien wir ehrlich: Die meisten Organisationen verwalten ihre Compliance in Excel. Eine übersichtliche Tabelle mit Registern für Risiken, Maßnahmen und Verbesserungsmaßnahmen. Links zu Dokumenten auf dem Dateiserver oder in SharePoint. Vielleicht sogar ein Farbcode zur Statusanzeige. Grün bedeutet gut, rot bedeutet Handlungsbedarf.
Und wissen Sie was? Es funktioniert. Zumindest am Anfang.
Das Excel-Muster, das wir alle kennen
Es beginnt immer gleich. Ein Kollege erstellt eine ordentliche Tabelle mit allen Controls der Norm. Spalten für Verantwortliche, Fristen und Nachweise. Die ersten Wochen wird alles sorgfältig gepflegt. Aber dann...
Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie sind nicht allein. Bei über 80% der KMU-Organisationen, mit denen wir sprechen, ist Excel das primäre Compliance-Instrument.
Warum es trotzdem nicht funktioniert
Das Problem mit Excel für Compliance ist nicht, dass es ein schlechtes Programm ist. Excel ist fantastisch für das, was es ist. Aber Compliance-Management ist grundlegend anders als Daten in Zeilen und Spalten einzutragen.
Keine proaktive Steuerung
Excel tut nichts von selbst. Es sendet keine Erinnerungen, markiert keine überfälligen Maßnahmen und bietet keinen Einblick in Trends. Sie müssen die Datei öffnen, durch die Register blättern und selbst Schlussfolgerungen ziehen. In der Praxis bedeutet das: Sie öffnen es kurz vor dem Audit und hoffen, dass alles noch stimmt.
Compliance als Kostenstelle
Dieser reaktive Ansatz lässt Compliance wie eine Last erscheinen. Ein jährlich wiederkehrendes Ritual, das viel Zeit kostet und wenig bringt. Es ist zu einer Pflichtübung geworden. Kein Wunder, dass das Compliance-Budget immer unter Druck steht.
Doppelarbeit ist die Norm
Ohne ein zentrales System werden dieselben Informationen an mehreren Stellen gepflegt. Risikoanalysen in einer Datei, Verbesserungsmaßnahmen in einer anderen und Richtliniendokumente wieder woanders. Jedes Audit beginnt mit der Suche nach Informationen. Das ist nicht effizient, das ist teuer.
"Aber ist eine dedizierte Anwendung nicht übertrieben?"
Das hören wir oft. Und wir verstehen es. Wenn Compliance bereits als Kostenstelle gesehen wird, warum dann noch in ein weiteres Tool investieren? Excel ist kostenlos (es ist bereits in Ihrem Office-Paket enthalten), jeder kann damit arbeiten, und es erfordert keine Implementierungszeit.
Aber lassen Sie uns ehrlich rechnen.
Die versteckten Kosten von Excel
| Aktivität | Geschätzte Zeit pro Jahr |
|---|---|
| Manuelles Aktualisieren von Tabellen | 40-60 Stunden |
| Suche nach Dokumenten und Nachweisen | 20-30 Stunden |
| Vorbereitung auf Audits | 30-50 Stunden |
| Koordination per E-Mail und Meetings | 20-40 Stunden |
| Doppelarbeit durch Versionsverwirrung | 15-25 Stunden |
| **Gesamt** | **125-205 Stunden pro Jahr** |
Bei einem durchschnittlichen Stundensatz sind das schnell EUR 6.000 bis EUR 12.000 pro Jahr an versteckten Compliance-Kosten. Und dabei ist das Risiko der Nicht-Compliance durch verpasste Fristen oder unvollständige Dokumentation noch nicht einmal berücksichtigt.
Das Gegenteil ist der Fall
uComply kostet EUR 1.950 einmalig. Keine monatlichen Abokosten. Keine Lizenzen pro Benutzer. Eine Investition und Sie sind startklar.
Das ist eine Investition, die sich in den meisten Fällen innerhalb weniger Monate amortisiert. Nicht durch vage Versprechen, sondern durch konkrete Zeitersparnis:
Was Sie mit uComply gewinnen
Dashboards mit Echtzeit-Status
Kein Excel mehr öffnen, um zu sehen, wo Sie stehen. Ein Blick auf Ihr Dashboard und Sie wissen genau, welche Maßnahmen ausstehen, welche Fristen nahen und wie Ihr Compliance-Score aussieht.
Integration mit Outlook-Aufgaben
Maßnahmen aus uComply erscheinen direkt als Aufgaben in Outlook. Kollegen müssen kein separates System öffnen. Sie erhalten eine Erinnerung, klicken auf die Aufgabe und erledigen ihren Teil. Compliance wird Teil der täglichen Arbeit.
KI-Unterstützung
Der integrierte KI-Assistent hilft beim Erstellen von Richtlinien, bei der Beantwortung von Compliance-Fragen und bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. Arbeit, die früher Stunden dauerte, erledigen Sie jetzt in Minuten.
Bereit für mehrere Standards
Heute ISO 27001, morgen auch NEN 7510 oder NIS2 dazu? Mit uComply fügen Sie einfach einen zweiten Standard hinzu. Überlappende Controls werden automatisch erkannt, sodass Sie keine Doppelarbeit leisten müssen. Versuchen Sie das mal in Excel.
Von reaktiv zu proaktiv
Der größte Unterschied zwischen Excel und uComply ist nicht die Funktionalität. Es ist der Mentalitätswandel, den es bewirkt.
Mit Excel öffnen Sie die Datei, wenn es sein muss. Mit uComply ist Compliance ein kontinuierlicher Prozess. Dashboards bieten Einblick, Aufgaben werden automatisch zugewiesen, und KI hilft Ihnen voranzukommen. Sie verbessern sich jeden Tag ein bisschen, anstatt einmal im Jahr alles in Panik zu aktualisieren.
Genau das meint die Norm mit "kontinuierlicher Verbesserung". Und es hat einen motivierenden Effekt auf die Organisation. Wenn Kollegen sehen, dass Compliance überschaubar und organisiert ist, wächst das Engagement. Es ist nicht mehr das Problem der einen Person mit der Excel-Datei.
Ehrlich gesagt
Wir sagen nicht, dass Excel schlecht ist. Für kleine Organisationen, die gerade mit Compliance beginnen, kann es ein durchaus guter Startpunkt sein. Aber sobald Sie es ernst meinen - besonders wenn Zertifizierung das Ziel ist - stoßen Sie an die Grenzen.
Die Frage ist nicht, ob Sie ein Compliance-Tool brauchen. Die Frage ist, wann Sie den Wechsel vollziehen. Und mit einer einmaligen Investition von EUR 1.950 ist dieser Moment eigentlich jetzt.
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