Die 10 Schritte zur Zertifizierung
Bei der Zertifizierung geht es um Struktur, Einblick und Dokumentation. Der Weg dorthin ist für jede Norm oder jeden Standard nahezu identisch und lässt sich in 10 Schritten beschreiben. Das macht es besonders wichtig, mit einem Compliance-System zu arbeiten, das mehrere Normen und Standards unterstützt. So vermeiden Sie doppelte Arbeit, behalten den Überblick und können effizient zwischen verschiedenen Zertifizierungsprojekten wechseln.
10 generische Schritte zur Zertifizierung - unabhängig von Norm oder Standard
Das Erreichen einer Zertifizierung ist ein wichtiger Schritt für Organisationen, die ihre Prozesse professionalisieren, Risiken managen und Vertrauen bei Kunden und Partnern ausstrahlen wollen. Ob ISO 27001, NEN 7510, ISO 9001 oder eine andere Norm: Der Weg erfordert Struktur, Einblick und Dokumentation.
Die 10 Schritte, die wir im Folgenden beschreiben, sind generisch auf nahezu jede Norm oder jeden Standard anwendbar. Das bedeutet, dass Sie mit einem guten Grundansatz mehrere Zertifizierungen vorbereiten können.
Schritt 1: Allgemeine Bestandsaufnahme des **Geltungsbereichs**
Der erste Schritt ist die Bestimmung des Geltungsbereichs Ihres Managementsystems. Dies umfasst die Analyse interner und externer Faktoren (Kontextanalyse), die Identifizierung von Stakeholdern und deren Erwartungen sowie die Festlegung des Systemgeltungsbereichs.
**Wichtig**, weil ein klarer Geltungsbereich Verwirrung verhindert und sicherstellt, dass Ihr ISMS (oder anderes System) zur Realität Ihrer Organisation passt.
**uComply hilft** mit Vorlagen und Tools für Kontextanalyse, Stakeholder-Mapping und Geltungsbereichsbeschreibung.
Schritt 2: Durchführung der **Risikoanalyse**
Die Risikoanalyse ist das Herzstück vieler Normen. Sie identifizieren Risiken, bewerten sie und legen Maßnahmen fest.
**Wichtig**, denn ohne Einblick in Risiken können Sie keine angemessenen Kontrollmaßnahmen treffen.
**uComply hilft** mit einer übersichtlichen Methode zur Erfassung und Bewertung von Risiken sowie zur Verknüpfung von Risiken mit entsprechenden Kontrollmaßnahmen.
Schritt 3: **Richtlinien**
Sie erstellen Richtlinien, die Ihrem System Richtung geben, und definieren Rollen und Verantwortlichkeiten.
**Wichtig**, weil Richtlinien für Konsistenz und Klarheit sorgen. Rollen stellen sicher, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten richtig verteilt sind.
**uComply hilft** mit Vorlagen für Richtlinien, Rollenbeschreibungen und Verfahren.
Schritt 4: **Kompetenzen** und Kommunikation
Unterstützung in der Organisation und Integration in die eigenen Prozesse ist wesentlich für einen effektiven Weg zur Zertifizierung.
**Wichtig**, weil ein Compliance-Managementsystem nur funktioniert, wenn die Menschen wissen, was von ihnen erwartet wird.
**uComply hilft** mit Vorlagen für Kommunikationspläne und Awareness-Aktionen.
Schritt 5: Operative Aktivitäten **planen**
Sie planen die Durchführung von Prozessen und Maßnahmen, die sich aus Ihren Richtlinien und der Risikoanalyse ergeben.
**Wichtig**, weil ohne Planung keine Struktur besteht. Aktivitäten müssen nachweisbar und wiederholbar sein.
**uComply hilft** mit einem übersichtlichen Planungsmenü.
Schritt 6: Leistungsmessungen und **Audits**
Sie messen, ob Ihr System wie beabsichtigt funktioniert, und führen interne Audits durch.
**Wichtig**, weil Messen Wissen bedeutet. Audits sorgen für kontinuierliche Verbesserung.
**uComply hilft** mit übersichtlichen Dashboards und einer transparenten Methode zur Registrierung von Audit-Feststellungen.
Schritt 7: **Verbesserungen** durchführen
Sie führen Verbesserungsmaßnahmen basierend auf Audit-Feststellungen durch.
**uComply hilft** mit einer übersichtlichen Methode zur Registrierung und Verwaltung von Verbesserungsvorschlägen.
Schritt 8: **Management Review**
Das Management bewertet regelmäßig und trifft Entscheidungen über Verbesserungen.
**Wichtig**, weil ohne Beteiligung des Managements einer Organisation Unterstützung und Richtung für die Zertifizierung fehlt.
**uComply hilft** mit Richtlinien für das Management Review.
Schritt 9: Umsetzung und Sicherung
Sie stellen sicher, dass Richtlinien, Prozesse und Arbeitsanweisungen ausgeführt und in der Organisation verankert werden.
**Wichtig**, weil ohne Umsetzung das System nur Papier ist.
Schritt 10: Zertifizierung
Nach Durchlaufen aller vorbereitenden Schritte ist der Moment da: Ihre Organisation ist bereit für das externe Audit und die Zertifizierung.
**uComply hilft**, denn dank des modularen Aufbaus von uComply.cloud können Sie einfach zwischen verschiedenen Normen wechseln, ohne doppelte Arbeit.
