Compliance in Excel
Herkenbaar, maar niet houdbaar
Laten we eerlijk zijn: de meeste organisaties beheren hun compliance in Excel. Een overzichtelijk spreadsheet met tabs voor risico's, maatregelen en verbeteracties. Linkjes naar documenten op de fileserver of in SharePoint. Misschien zelfs een kleurtje erbij om de status aan te geven. Groen is goed, rood is actie vereist.
En weet je wat? Het werkt. In ieder geval in het begin.
Het Excel-patroon dat we allemaal kennen
Het begint altijd hetzelfde. Een collega maakt een nette spreadsheet met alle controls van de norm. Kolommen voor verantwoordelijken, deadlines en bewijslast. De eerste weken wordt het netjes bijgehouden. Maar dan...
Klinkt herkenbaar? Je bent niet de enige. Bij meer dan 80% van de MKB-organisaties die we spreken is Excel het primaire compliance-instrument.
Waarom het toch niet werkt
Het probleem met Excel voor compliance is niet dat het een slecht programma is. Excel is fantastisch voor wat het is. Maar compliance beheren is fundamenteel iets anders dan data in rijen en kolommen zetten.
Geen proactieve sturing
Excel doet niets uit zichzelf. Het stuurt geen herinneringen, signaleert geen achterstallige acties en geeft geen inzicht in trends. Je moet het bestand openen, door de tabs bladeren en zelf conclusies trekken. In de praktijk betekent dit: je opent het vlak voor de audit en hoopt dat alles nog klopt.
Compliance als kostenpost
Door deze reactieve werkwijze voelt compliance als een last. Een jaarlijks terugkerend ritueel dat veel tijd kost en weinig oplevert. Het is een "moetje" geworden. Niet gek dat het budget voor compliance altijd onder druk staat.
Dubbel werk is de norm
Zonder een centraal systeem wordt dezelfde informatie op meerdere plekken bijgehouden. Risicoanalyses in het ene bestand, verbeteracties in het andere, en beleidsdocumenten weer ergens anders. Elke audit begint met het bij elkaar zoeken van informatie. Dat is niet efficiënt, dat is duur.
"Maar een applicatie is toch overdreven?"
Dit horen we vaak. En we begrijpen het. Als compliance toch al als kostenpost wordt gezien, waarom zou je dan ook nog investeren in een tool? Excel is gratis (het zit al in je Office-pakket), iedereen kan ermee werken, en het heeft geen implementatietijd.
Maar laten we eerlijk rekenen.
De verborgen kosten van Excel
| Activiteit | Geschatte tijd per jaar |
|---|---|
| Handmatig bijwerken van spreadsheets | 40-60 uur |
| Zoeken naar documenten en bewijslast | 20-30 uur |
| Voorbereiden van audits | 30-50 uur |
| Coördineren via e-mail en vergaderingen | 20-40 uur |
| Dubbel werk door versie-verwarring | 15-25 uur |
| **Totaal** | **125-205 uur per jaar** |
Tegen een gemiddeld uurtarief is dat al snel EUR 6.000 tot EUR 12.000 per jaar aan verborgen compliance-kosten. En dan hebben we het nog niet over het risico van non-compliance door gemiste deadlines of onvolledige documentatie.
Het tegendeel is waar
uComply kost EUR 1.950 eenmalig. Geen maandelijkse abonnementskosten. Geen licenties per gebruiker. Eén investering en je bent klaar.
Dat is een investering die zich in de meeste gevallen binnen enkele maanden terugverdient. Niet door vage beloftes, maar door concrete tijdsbesparing:
Wat je wint met uComply
Dashboards met real-time status
Geen Excel meer openen om te zien waar je staat. Eén blik op je dashboard en je weet precies welke acties openstaan, welke deadlines naderen en hoe je compliance-score ervoor staat.
Integratie met Outlook taken
Acities uit uComply verschijnen direct als taken in Outlook. Collega's hoeven geen apart systeem te openen. Ze krijgen een herinnering, klikken op de taak en vullen hun deel in. Compliance wordt onderdeel van het dagelijks werk.
AI-ondersteuning
De ingebouwde AI-assistent helpt bij het opstellen van beleid, het beantwoorden van compliance-vragen en het identificeren van verbeterpunten. Werk dat voorheen uren kostte, doe je nu in minuten.
Klaar voor meerdere normen
Vandaag ISO 27001, morgen ook NEN 7510 of NIS2 erbij? Met uComply koppel je eenvoudig een tweede norm. Overlappende controls worden automatisch herkend, zodat je niet dubbel hoeft te werken. Probeer dat maar eens in Excel.
Van reactief naar proactief
Het grootste verschil tussen Excel en uComply is niet de functionaliteit. Het is de mindset-verschuiving die het teweegbrengt.
Met Excel open je het bestand als het moet. Met uComply is compliance een continu proces. Dashboards geven inzicht, taken worden automatisch toegewezen, en AI helpt je vooruit. Je verbetert elke dag een beetje, in plaats van één keer per jaar in paniek alles bij te werken.
Dat is precies wat de norm bedoelt met "continue verbetering". En het heeft een aanjagend effect in de organisatie. Wanneer collega's zien dat compliance overzichtelijk en behapbaar is, groeit de betrokkenheid. Het is niet langer het probleem van die ene persoon met het Excel-bestand.
Eerlijk is eerlijk
We zeggen niet dat Excel slecht is. Voor kleine organisaties die net beginnen met compliance kan het een prima startpunt zijn. Maar zodra je serieus aan de slag gaat - zeker als certificering het doel is - loop je tegen de beperkingen aan.
De vraag is niet of je een compliance-tool nodig hebt. De vraag is wanneer je de overstap maakt. En met een eenmalige investering van EUR 1.950 is dat moment eigenlijk nu.
Klaar om de overstap te maken?
Plan een demo en ontdek hoe uComply jouw compliance-traject eenvoudiger, efficiënter en leuker maakt. Of begin direct - binnen een dag ben je operationeel.
