Help, mijn auditor heeft een mening!

Stephan Brinkhuis

Objectiviteit in auditprocessen is cruciaal, toch komt het voor dat auditoren meningen ventileren tijdens hun auditprocessen. Hoe ga je daar mee om?

!Objectiviteit in auditprocessen

Voor veel organisaties is de term audit een terugkerend element, zeker wanneer er certificeringen voor bijvoorbeeld ISO of NEN in beeld komen. Of het nu gaat om een interne audit of externe audit, deze processen zijn niet willekeurig. Ze zijn gebonden aan audit richtlijnen die betrouwbaarheid, consistentie en toegevoegde waarde moeten bieden.

Noodzaak voor objectiviteit

Richtlijnen voor zowel externe als interne auditoren zijn niet zomaar opgesteld, het is op basis van de noodzaak om audits objectief en vergelijkbaar te maken. De belangrijkste redenen dat deze richtlijnen gevolgd dienen te worden zijn:

**Objectiviteit en Onafhankelijkheid:** Richtlijnen benadrukken de noodzaak van een onafhankelijke en objectieve auditor. Dit voorkomt subjectiviteit en belangenverstrengeling, waardoor de bevindingen betrouwbaarder zijn.

**Consistentie en Vergelijkbaarheid:** Door gestandaardiseerde methoden en processen te volgen, zorgen richtlijnen ervoor dat audits consistent worden uitgevoerd, ongeacht de auditor of de organisatie. Dit maakt het mogelijk om resultaten te vergelijken en trends te identificeren.

**Betrouwbaarheid van Bevindingen:** Het nauwgezet volgen van richtlijnen verhoogt de betrouwbaarheid van de auditbevindingen. Dit geeft het management en andere stakeholders een solide basis voor beslissingen en verbeteracties.

**Waarborgen van het Auditproces:** Richtlijnen beschrijven de stappen van het auditproces, van de planning tot de rapportage en follow-up. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak en voorkomt dat belangrijke aspecten over het hoofd worden gezien.

**Naleving van Normen:** Voor ISO-certificeringen is het volgen van specifieke auditrichtlijnen (zoals beschreven in ISO 19011 voor managementsysteem auditsof ISO/IEC 27006 accreditatie-eisen voor certificerende instanties) een vereiste. Het niet naleven ervan kan de geldigheid van de certificering in gevaar brengen.

Maar wat als mijn auditor een eigen mening uitdraagt?

Zoals benadrukt in de auditrichtlijnen, is objectiviteit van belang. Auditoren zijn verplicht om bevindingen te baseren op objectief bewijsmateriaal en niet op persoonlijke meningen of aannames. Helaas kan het voorkomen dat een auditor zich laat leiden door subjectieve interpretaties of ongevraagde adviezen die buiten de scope van de audit vallen. Als uw organisatie het gevoel heeft dat een auditor te veel vanuit een persoonlijke mening opereert, is het belangrijk om dit op een constructieve manier aan te kaarten. De auditrichtlijnen bieden hierin houvast.

Auditrichtlijnen om objectiviteit te bewaken

**Focus op bewijsmateriaal:**

Benadruk tijdens de audit dat bevindingen gebaseerd moeten zijn op concreet bewijsmateriaal dat is verzameld en geobjectiveerd. Vraag naar de onderbouwing van de bevindingen.

**Scope van de audit

**Herinner de auditor aan de afgesproken scope van de audit. Meningen of adviezen die buiten deze scope vallen, zijn niet relevant voor de formele auditbevindingen.

**Communicatiekanalen**

Maak gebruik van de formele communicatiekanalen binnen het auditproces. Dit kan inhouden dat u feedback geeft op het auditrapport of in gesprek gaat met de auditmanager of certificerende instantie als u van mening bent dat de objectiviteit in het geding is geweest.

**Interne richtlijnen

**Zorg ervoor dat uw eigen interne auditoren zich strikt aan de auditrichtlijnen houden en getraind zijn in objectieve beoordeling. Dit helpt om een consistente en professionele aanpak te waarborgen.

*"Objectiviteit in auditprocessen in essentieel, dat geldt voor interne en externe audits. Externe auditoren moeten zich houden aan auditrichtlijnen. Voor organisaties is het belangrijk om transparant te zijn, maar ook om gefocust te blijven op de objectieve criteria" (Stephan Brinkhuis, lead auditor) *

[

Let's Chat

](https://ucomply.cloud/ucomply-live-support/)