Schritt 10: Die externe Prüfung - was geschieht wirklich hinter den Kulissen?

Dies ist Schritt 10 in unserer Serie “In 10 Schritten zur Zertifizierung”. Sie haben alle Vorbereitungen getroffen: Es gibt eine Strategie, die Risiken wurden bewertet, es gibt Kontrollmaßnahmen und es laufen Verbesserungszyklen. Dann kommt der wichtigste Moment: die externe Prüfung. Für viele Organisationen ist das ein aufregendes Gefühl - und ich kann das verstehen. Als leitender Auditor erlebe ich täglich, wie sich die Teams vorbereiten, auf was sie stoßen und mit welchen Fragen sie nicht gerechnet haben. Deshalb zeige ich Ihnen, wie der Prozess aussieht, was wir als Prüfer tun und vor allem, wie Sie entspannt und prüfungssicher bleiben.

Wie sieht der Prüfungsprozess aus?

Die anschließende Zertifizierung ist nicht nur der offizielle Beweis dafür, dass Sie die Norm einhalten, sondern auch dafür, dass Ihre Organisation ihren eigenen Verpflichtungen nachkommt. Doch was genau geschieht bei diesen Audits? Welche Schritte durchlaufen Sie? Und mit welchen Fragen können Sie rechnen?

Jahr 1: Die erste Prüfung - Phase 1 und Phase 2

Phase 1: Überprüfung der Dokumentation

Dies ist der “Design-Check”. Ich prüfe, ob Ihr Managementsystem logisch aufgebaut und bereit für den Praxistest in Phase 2 ist. Denken Sie darüber nach:

• Ist der Geltungsbereich klar?
• Werden die Risiken richtig erkannt und bewertet?
• Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Richtlinien kennen?

Phase 2: Die praktische Prüfung

Jetzt wird es spannend: Arbeitet Ihre Organisation wie vereinbart? Ich überprüfe dies durch Befragungen, Stichproben und Nachweise. Beispiele für Fragen:

• Wie überwachen Sie die KPIs?
• Können Sie Beispiele für Vorfälle nennen und wie sie gehandhabt wurden?
• An die Mitarbeiter: “Was tun Sie, wenn Sie einen Sicherheitsvorfall entdecken?”

Jahre 2 und 3: Überwachungsaudits

Diese Audits sind kleiner, aber ich prüfe, ob Ihr System funktioniert. Typische Fragen:

• Welche Änderungen hat es seit der letzten Prüfung gegeben?
• Wie stellen Sie die Kontinuität im Falle von Wachstum oder Personalwechsel sicher?

Jahr 4: Wiederaufnahme des Zyklus

Das Rezertifizierungsaudit ist ähnlich wie Phase 2, aber oft etwas weniger gründlich. Wer jedoch kontinuierlich Anpassungen vornimmt, braucht sich hier nicht zu bemühen.

Was ich oft sehe, was falsch läuft

• Zu starke Konzentration auf Dokumente: Ein schönes Handbuch ist nicht genug. Es geht um das Verhalten.
• Es liegen keine Beweise vor: Wenn ich ein Logbuch oder eine Lieferantenbewertung anfordere, möchte ich sie sofort sehen.
• Unvorbereitetes Personal: Sie müssen keine Normtexte kennen, aber sie müssen ihre Rolle kennen.

Wie uComply hilft, revisionssicher zu sein

Mit uComply haben Sie alles an einem Ort: Dokumentation, Risiken, Belege. Und dank des KI-Beraters können Sie sogar Prüfungsfragen simulieren und sofort Antworten finden. Das spart Stress und Zeit.

Schlussfolgerung

Betrachten Sie ein Audit nicht als Prüfung, sondern als Gelegenheit zu zeigen, wie gut Ihre Organisation arbeitet. Ein Prüfer ist kein Gegner, sondern ein Spiegel. Je besser Sie vorbereitet sind, desto mehr Nutzen haben Sie von diesem Spiegel.

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